Onze mening waarom online boekhouden interessant is !

Uw facturen en offertes online beheren, het wordt met de dag populairder omdat we met minimale kennis toch al flink een eind op weg geraken wanneer we ons storten op het online boekhouden gebied.

Online boekhouden is erg in trek bij de jonge zelfstandigen maar ik zie toch ook flink wat grotere bedrijven overschakelen en hun boekhouding online in eigen beheer nemen. Er is immers een hele hoop aan informatie te vinden hoe je concreet aan de slag kan gaan met jouw eigen online boekhouding.

In dit artikel proberen we onze ondervinding over te brengen waarom boekhouders en fiscaalbureau ’s veel te duur zijn voor het geen wat ze moeten doen. Let op, ik bedoel niet dat er bij geen enkel bedrijf een boekhouder in dienst moet zijn, ik wil aantonen dat het anders maar ook goedkoper kan.

Zeg nu zelf, meer winst en minder kosten, daar streven we allemaal naar toe.

Waarom online boekhouden ?

Online boekhouden is een fenomeen dat nu jaar na jaar flink groeit. Het heeft flink wat voordelen te bieden en deze zal ik doorgaans het artikel toelichten. Je moet je als eerste afvragen, wil ik gratis online boekhouden of ga ik toch een samenwerking aan met een bedrijf dat een online boekhoudplatform aanbiedt ?

Beide gevallen kan, al moet ik zeggen dat er toch een beetje automatisatie in het proces mag zitten.

Je boekhouding kan je perfect beheren in een cloud omgeving of bijvoorbeeld in Google Drive. Google Drive is een platform waarbij je een persoon toegang en rechten kan geven om bepaalde handelingen uit te voeren op je documenten.

Binnen deze omgeving kan je dan je facturen bewerken, delen en tal van andere interacties. Het hoeft niet moeilijk te zijn, je kan immers zelf simpel en handig je factuur aanmaken.

Ik prefereer wel om eerst mijn facturen lokaal op mijn pc of laptop te maken alvorens ik deze deel in de cloud, zo weet ik ook altijd dat deze correct zijn aangemaakt alvorens anderen deze kunnen bekijken en/of eventueel bewerken.

Je kan je boekhouding ook compleet gratis houden. Je kan al je administratie beheren in programma’s als Word, Excel of PDF. Echter is boekhouden vele meer, als ik wil boekhouden dan moet er toch een deel structuur en automatisatie inzitten, het zal niet alleen vlotter gaan maar je gaat ook nog eens tijd besparen.

Mijn voorkeur gaat dan ook uit naar een kleinschalig online boekhoudpakket, je moet wederom even afwegen wat je juist wil. Als kleine zelfstandige kan dit kleinschalig maar heb je al een groter bedrijf dan moet je dit toch wel wat ruimer gaan bekijken en uitzien naar een passend boekhoudpakket.

Zoals ik hierboven net zei, ik ben voorstander van online boekhouden, beter gezegd online geautomatiseerd boekhouden waarbij ik zoveel mogelijk tijd bespaar met zo min mogelijk handelingen.

Welk programma kies ik ?

Je programma moet voldoen aan je eisen, ik boek zelf flink wat facturen in maar ik hou mijn boekhoudprogramma relatief simpel. Ik kies ervoor gebruik te maken van enkele standaard functies binnen deze boekhoudpakketten.

Het allerbelangrijkste vind ik het gebruiksgemak van de software, het hoeft allemaal niet ingewikkeld te zijn. Met slechts enkele klikken op een knop kan ik een debiteur selecteren en het verkoopfactuur aanmaken. Hierna geef ik de details en totalen in, klik ik op verzenden en mijn klant krijgt binnen de vijf seconden zijn offerte of factuur in de e-mailbox.

Bovenstaande paragraaf was nu ook wel heel miniem uitgelegd maar in de praktijk hoeft het niet veel meer te doen naar mijn mening. Met mijn boekhoudprogramma kan ik zowel men verkoop- als aankoopfacturen invoegen, zo heb ik altijd een overzicht van inkomsten en uitgaven.

De functie die ik uitlegde om een debiteur te selecteren is enorm handig als je verschillende keren moet factureren aan hetzelfde bedrijf of persoon. Met een klik op de knop wordt automatisch zijn gegevens ingeladen

• Naam
• Vestigingsadres
• E-mail
• Telefoon
• BTW nummer
• KVK nummer
• …

Bijkomende wordt ook je gehele boekhouding automatisch in een backup geplaatst, zo verklein je de kans bijna tot 0 dat je gegevens ooit verloren zullen gaan en dit is niet geheel onbelangrijk.

Een goede ondersteuning van het bedrijf uit heeft ook zijn meerwaarde bewezen. Dit vind ik een puntje waar je zeker aandachtig moet bij stil staan, ga een keer na of hun klantendienst effectief snel antwoord, niet alleen snelheid maar ook de juiste informatie toezenden is van belang.

Naar mijn mening moet je ook ten alle gangbare tijden terecht kunnen voor vragen of eventuele opmerkingen, zij kennen het systeem door en door en bij eventuele problemen kunnen ze dan ook snel handelen.

Online boekhouden vergt eveneens geen kennis om de software te installeren, dit is een pakket dat reeds online staat een server, je krijgt gewoon een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee je gelijk aan de slag kan. Even je algemene gegevens invullen en je kan beginnen met je nieuw online boekhoudprogramma.

Altijd en overal online

Ik vind het belangrijk dat je je boekhouding ten alle tijden online kan raadplegen waar je ook bent, werk je samen met een collega dan kan hij eveneens inloggen van op een geheel andere plaats, dergelijke boekhoudsoftware is hier heel flexibel in en dat biedt dan ook zijn voordelen naar de eindgebruiker.

In sommige gevallen moet je per gebruiker nog eens extra bijbetalen in het abonnement, dit is zekers niet bij alle aanbieders, hier kan je dan ook opletten. Ikzelf heb een pakket met 2 gebruikers, een voor mijzelf en partners maar ook een voor mijn boekhouder/accountant, ze kunnen mijn boekhouding dan ook te allen tijde raadplegen en bijsturen waar nodig eventueel, eveneens beschikken zij dan ook gelijk over alle nodige informatie om onze kwartaalaangifte zonder problemen te laten verlopen.

Zoals je kan zien biedt online boekhouden vele voordelen, naar mijn mening blijft dit de manier om kosten te besparen maar toch goedkoop je boekhouding op orde te krijgen. De komende jaren ga je dit alleen maar zien toenemen en gaan de boekhouders voor kleine zelfstandigen stilletjes aan verdwijnen. Hedendaags kan je echt zoveel zelf doen, waarom zou jij dan niet overschakelen naar een online boekhoudprogramma ?

Online boekhouden kan je perfect enkele dagen gratis testen, vraag een demo account aan bij het gewenste bedrijf, zo leer je de software kennen en kan je een eerste indruk vormen.

Mochten er nog bijkomende vragen zijn, laat gerust een reactie achter, ik zal dan ook proberen hier zo spoedig mogelijk op de reageren.

Misschien vind je dit ook leuk:

Waarom Geld Lenen Meestal Niet Slim Is Om Te Doen Onthullende Feiten, Geniale Tips en Mond Openklappend Nieuws Een Professionele Website Ontwerpen Start met een Goed Idee Thuiswinkel Keurmerk Aanvragen? 7 Veelgemaakte Fouten!